För arrangörer

För dig som arrangör

Som arrangör är du vår viktigaste samarbetspartner. Det är du som gör det möjligt för oss att nå ut till publiken med våra produktioner. När du ska boka, marknadsföra och genomföra evenemang vill vi hjälpa dig att göra det på ett smidigt sätt.

Alla våra produktioner är kraftigt subventionerade och vi står för kostnader som resor, logi och traktamenten. Vi vet att det ändå kan vara svårt att få ihop ekonomin inför ett evenemang och därför är vi med och finansierar Arrangörslyftet, där du kan söka stöd både för arrangemang och publikbussar.

Vi vill också erbjuda stöd till dig för att du ska utvecklas i din roll som arrangör. Tillsammans med Riksteatern Västernorrland arrangeras kompetenshöjande föreläsningar och träffar.

Arrangörslyftet finns till för att stimulera och öka kulturutbudet i Västernorrland. Det är ett ekonomiskt stöd till dig som jobbar ideellt i din kommun, som en stimulans att våga satsa för att göra livet mer berikande och levande där just du bor. Arrangemang utanför tätorterna och arrangemang för barn och unga prioriteras.

Arrangörslyftet finansieras av Västernorrlands sju kommuner, Region Västernorrland, Scenkonst Västernorrland och Riksteatern Västernorrland i samverkan enligt Kulturplanen.

Vill du arrangera föreställningar för barn i förskola och skola? Vi har samlat vårt skolutbud på jojjo.se. Där hittar du även utbud från andra kulturproducenter.

Lokal och teknik
Av oss får du alltid en så kallad teknisk raider, ett dokument med tydlig information om vilken lokal och teknik som behövs. Som arrangör ansvarar du för att lokalen är besiktad och godkänd för att användas. Om du ska stå för teknik behöver du kolla om det finns i lokalen eller om du behöver hyra separat. Se också över tillgängligheten i lokalen.

Bärhjälp
Ofta bär vi vår utrustning själva, men ibland behövs det några extra starka armar. I kontraktet står det om du behöver ordna med bärhjälp. Ett bra tips är att anlita en annan ideell förening på din ort, så sprider du också kunskapen om ditt evenemang till fler. Tänk på att de du anlitar ska vara myndiga och i god fysisk form.

Marknadsföringsmaterial
Vi erbjuder alltid material till våra produktioner som en service till dig. Materialet hittar du under respektive evenemang på sidan Våra produktioner. Kolla upp det i god tid så att du hinner använda det så smart som möjligt. Under fliken "Några tips om marknadsföring" kan du läsa mer. 

Kontakt med turnéledare/teknisk samordnare
Våra turnéledare och tekniska samordnare vill gärna ha tidig kontakt med dig. Det är bra att i god tid prata igenom tider och upplägg för evenemanget, så att alla känner sig väl förberedda. Prata också ihop dig med turnéledaren om säkerhetsfrågor så att ni är överens om vem som ansvarar för vad om något oförutsett skulle inträffa under själva evenemanget.

Mottagande av ensemble och publik
Ta emot den gästande ensemblen och visa dem till inlastet och vilka utrymmen som finns för ombyten, toalett och fika. Informera gärna om kvällens publik och annat som är bra för dem att veta. Se också till att ni vet vem som hälsar publiken välkommen och vem som ser till att föreställningen inleds.

Håll energin uppe!
En föreställningsdag kan vara lång och innehåller många arbetskrävande moment. Se till att det finns fika på plats under hela dagen. Passa på att ta en kopp kaffe och småprata lite så att din energi också är på topp.

Foajé & kafé
Se till att skylta upp så att publiken ser var de ska gå in och kan orientera sig i lokalen. Tänk på att även sätta skyltar högt så att de syns om det är mycket publik. Kolla tillgängligheten en extra gång så att alla kan delta utifrån sina egna förutsättningar. Lägg ner lite extra ansträngning på att publiken ska trivas i foajén före föreställningen och i pausen. Om publiken känner sig välkomna höjer det kvalitén på hela kvällen. 

Knyt ihop säcken
Lägg gärna några minuter efter föreställningens slut på att stämma av med ensemble och övrig turnépersonal. Har allt fungerat? Vilka upplevelser har de haft? Viktiga erfarenheter finns alltid att ta med sig till nästa arrangemang.

Statistik och återkoppling
Det underlättar för dig om du har förberett ditt efterarbete av kvällens arrangemang. Du behöver exempelvis redovisa publiksiffror. 

Bestäm hur ni vill marknadsföra arrangemanget och upprätta en tidsplan för när de olika aktiviteterna ska genomföras. 
Använd gärna exemplet nedan för att göra en plan som passar er.

Exempel på marknadsföringsaktiviteter:
- Affischering
- Annonsering i lokalmedia, digitalt eller i papperstidningen
- Utskick till medlemmar.
- Sociala medier – gör egna inlägg/annonser eller dela andras. Lägg upp arrangemanget som ett evenemang på facebook.
- Bjud in recensenter och/eller andra viktiga personer. 

Marknadsföringsmaterial finns under respektive evenemang på sidan Våra produktioner.

Exempel på plan för marknadsföring:
10 veckor innan arrangemanget
- Lägg upp arrangemanget på hemsidan och dela det på sociala medier.
- Gör en första affischeringsrunda.
- Boka in annonser i lokalmedia.
- Lägg upp som ett evenemang på facebook.

8 veckor innan
- Gör inlägg/annonser i sociala medier om arrangemanget
- Utskick till medlemmar

4 veckor innan 
- Första annonsen publiceras
- Gör inlägg/annonser i sociala medier om evenemanget
- Andra affischeringsrundan

2 veckor innan
- Kontakta recensenter/andra viktiga personer och bjud in dom.
- Gör inlägg/annonser i sociala medier om evenemanget
- Andra annonsen publiceras

1 vecka innan
- Inlägg i sociala medier om att det snart är dags!
- Om det blir fullbokat, kommunicera detta! 

Kontakt

Bild på Maria Grönfeldt Thörnberg

Maria Grönfeldt Thörnberg

Verksamhetsutvecklare (tjänstledig)

Telefon: 060-658 54 10 Skicka e-post till: Maria Grönfeldt Thörnberg